Gérez vos documents !
La gestion des documents est essentielle, les polices, les offres, les formulaires signés, les pièces jointes et j’en passe. C’est pourquoi la structuration est cruciale.
Au début de notre activité, tout se passe bien. On part avec de bonnes intentions, on crée des dossiers, on les classe par client, par date, par compagnie d’assurance, par banque. Enfin, je pense que vous voyez tous ce que je veux dire.
À côté de cela, on gère des données de nos clients. Certaines fois, on laisse Gmail ou Outlook s’en charger. D’autres utilisent des fichiers Excel et en font même leur base de données principale et certaine. Certains utilisent même des logiciels dédiés, tels que des CRM.
Mais au fil du temps, tout ceci s’accumule. La gestion des données prend de plus en plus de temps. La recherche devient très difficile. Il y a aussi le risque de perdre ses données suivant ou elles où elles se trouvent.
Classer les documents ? Oui… Mais automatiquement !
Documents directement dans le CRM ?
Vous pouvez directement joindre vos documents dans le CRM. Par exemple, allez sur une police d’assurance et attachez le contrat signé.
Utilisez les liens vers une GED ?
Si vous disposez d’une solution de gestion électronique de documents telle que M-File, SharePoint ou Dropbox, alors vous pouvez y attacher les liens. Ces liens peuvent référencer directement les fichiers ou le répertoire contenant tous les fichiers propres à l’affaire.
Avec la plateforme brokero, une interface est disponible afin de simplifier la communication entre les différents systèmes.
Conclusion
Il devrait être facile de classer des documents, car le travail de classification est déjà fait en amont grâce au CRM. Nous sommes à votre disposition en cas de questions. Avec de nombreuses années d’expertise sur le sujet, nous pouvons vous aider dans cette étape de votre projet de transformation digitalisation.
